¿Cuánto le cuesta realmente el mantenimiento? Costes por equipo y previsión de presupuesto
La pregunta «¿cuánto nos cuesta el mantenimiento?» suele responderse con «está en contabilidad». Pero allí se ven facturas, no qué equipo y qué proveedor las causó. MaintenanceDesk registra los costes donde nacen — en el ticket de mantenimiento.
Costes en el ticket, no en una hoja aparte
Al terminar el trabajo, el importe del proveedor externo se registra en el ticket (con fecha de factura) y los repuestos consumidos se suman automáticamente desde el almacén. Cada euro tiene dirección: equipo, proveedor y categoría de trabajo.
Los proveedores llevan tarifas en el sistema — desplazamiento, hora, o contrato fijo. En los contratos fijos el informe muestra además si el acuerdo compensa o si paga trabajos fuera de su alcance.
Informes que responden preguntas reales
- Por equipo — qué máquina se come el presupuesto (trabajo externo + piezas + total)
- Por proveedor — comparación y consumo de contratos fijos
- Por categoría — a dónde va la mayor parte (mecánica, eléctrica…)
- Vista anual y mensual — evolución en el tiempo, exportación para finanzas
Los costes solo los ven los administradores — los técnicos trabajan con tickets sin ver importes.
La previsión de presupuesto
A partir de los planes de mantenimiento preventivo y las tarifas, el sistema estima los costes del próximo año — intervenciones planificadas × tarifa + reserva. Donde el gestor sabe más (una revisión general planificada, una sustitución conocida), sobrescribe la estimación por equipo manualmente — con nota obligatoria, para que el presupuesto sea defendible.
Por qué importa
- Decisiones con dirección — «sustituir o seguir reparando» se apoya en costes reales del equipo
- Negociar con proveedores — datos de desplazamientos y horas en lugar de impresiones
- Presupuesto sin adivinación — la previsión nace de los planes, no del número del año pasado más un porcentaje
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